2022年9月23日の西九州新幹線開業（武雄温泉駅～長崎駅間）に先立ち、9月15日～21日の間、開業に向けてご協力いただいた特別なお客さまを招待する新幹線「かもめ」の大規模試乗会の開催を支援しました。
Background最大14,000名のお客さまに、安心・安全・特別な体験を提供することがミッション
九州において西九州新幹線の開業は、2011年3月の九州新幹線全線開業以来の待ちに待った一大ニュース。その開業を盛り上げるべく、新幹線「かもめ」の大規模な特別招待試乗会が計画されていました。
武雄温泉駅、嬉野温泉駅、新大村駅、諫早駅、長崎駅の計5駅で、5日間、最大14,000名のお客さまをご招待し、延べ50便の新幹線が発着するなかで、来場者にスムーズかつ安全に試乗体験をしていただくための全体設計と、確実なイベント運営ができるパートナーを求められていました。
Solution九州新幹線開業時の試乗会ノウハウと、DNPグループの総合力によるワンストップ支援
私たちは、これまで多くのイベント運営に携わってきましたが、2011年九州新幹線開業時の試乗会運営も私たちが担当させていただきました。
今回、西九州新幹線「かもめ」の試乗会では、そのときのリアルかつ細かなノウハウを持った運営体制を軸に、お客さまへの告知～申込受付・招待状発送や、それに関わる制作・製造までの全体設計・業務遂行を、DNPグループ連携のもとワンストップで支援。
失敗の許されないイベントのため、JR九州エージェンシー様、鉄道建設・運輸施設整備支援機構様、JR九州様と事細かな打ち合わせを重ね、緻密な計画・マニュアル策定を行い、これが非常に重要なポイントとなりました。
【支援内容】
- 全体設計
- 告知～申込受付～招待状発送
- イベント設計・管理（5会場5日間分の導線設計・サイン計画・人員計画・誘導タイムスケジュール・プロジェクト管理）
- イベント運営ルールの策定（受付方法・誘導方法・トークスクリプト・コロナ対策・エスカレーションマニュアル・他）
- 運営マニュアル策定・人員教育
- 関連ツール制作・製造（招待状関連・会場サイン・他）
Result
九州全域に猛威を振るった台風14号の影響で開催を危ぶまれるタイミングもありましたが、無事全日程開催し、計8,038名の方にご来場いただきました。
細かなトラブルはあったものの、事前に緻密なトラブルシューティング・マニュアル設計を行っていたことでスムーズに対応でき、全会場・全日程の運営を無事遂行。お客さまからも高い評価をいただきました。
また何より、試乗を終えて帰られる来場者のお見送りの際には、たくさんの笑顔と、お礼の言葉をいただきました。
